فرم ثبت‌نام یکی از رایج‌ترین فرم‌های آنلاین برای موقعیت‌هایی مانند رویدادها، دوره‌های آموزشی، وبینارها، کارگاه‌ها، خدمات سازمانی یا مسابقات است. با ساخت فرم ثبت‌نام در پُرس‌لاین، می‌توانید اطلاعات را به‌صورت ساختاریافته جمع‌آوری کنید، ظرفیت‌ها را مدیریت کنید و در پرس‌بیس می‌توانید داده‌ها را دقیق تر بررسی و آنها را در لیست‌های تفکیک‌شده ببینید و با دیگران به اشتراک بگذارید. همچنین می‌توانید فرآیند بررسی و تکمیل ثبت‌نام را با تعریف اتوماسیون خودکار نمایید.
در این راهنما، نحوه‌ی ساخت یک فرم ثبت‌نام حرفه‌ای در پُرس‌لاین و مدیریت پاسخ‌ها در پرس بیس را مرحله‌به‌مرحله بررسی می‌کنیم.
ویژگی‌های استفاده شده در توضیح این مقاله:
- نوع سوال متن با الگو
- نوع سوال ایمیل
- نوع سوال پاسخ بلند
- نوع سوال چند گزینه‌ای
- شرط گذاری
- درگاه پرداخت
- پایپ پاسخ و متغیر
- صفحه تشکر شخصی‌سازی شده
- اطلاع رسانی با ایمیل
- اطلاع رسانی با پیامک
- زیردامنه اختصاصی
- گزارش‌ساز و فیلترهای پیشرفته
- پلاگین پرس لاین
- پرس‌بیس
راهنمای گام‌به‌گام طراحی سوال‌های فرم ثبت نام آنلاین
پس از ورود به حساب کاربری، روی گزینه‌ی «ساخت پرسشنامه جدید» کلیک کنید و عنوان مناسبی وارد کنید. همچنین می‌توانید از بخش «نمونه پرسشنامه‌های آماده» فرم ثبت‌نام را تنها با یک کلیک به حساب خود اضافه کنید.
دریافت اطلاعات فردی
ابتدا یک نوع متن با الگو با الگوی حروف فارسی را برای دریافت نام و نام خانوادگی انتخاب کنید. سپس برای دریافت شماره موبایل پاسخ دهنده از الگوی شماره موبایل استفاده کنید.
در صورت نیاز می توانید یک نوع سوال ایمیل به منظور دریافت آدرس ایمیل پاسخ دهنده اضافه کنید.
برای دریافت جنسیت می توانید از نوع سوال چندگزینه ای یا چند گزینه تصویری استفاده کنید.
اگر برای ثبت‌نام گزینه‌هایی مختلفی در نظر دارید مثل انتخاب نوع رویداد ، می‌توانید از سوال «چندگزینه‌ای» یا «لیست کشویی» استفاده کنید تا شرکت‌کننده گزینه‌ی مورد نظر خود را انتخاب کند. اگر با انتخاب هر یک از گزینه‌ها، پاسخ‌دهنده باید به سوال‌های اختصاصی هدایت شود، از ویژگی «شرط‌گذاری» استفاده کنید تا هر دسته از ثبت‌نام‌کنندگان به بخش مشخصی از پرسشنامه منتقل شوند.
در انتها با ایجاد صفحه پایان می‌توانید به پاسخ‌دهنده پیامی مانند «ثبت‌نام شما با موفقیت انجام شد» نمایش دهید یا لینک دلخواهی قرار دهید تا پاسخ‌دهنده به صفحه‌ای حاوی اطلاعات تکمیلی مانند تاریخ و ساعت رویداد، مکان برگزاری، لینک جلسه‌ی آنلاین یا فایل‌های راهنما هدایت شود.
چگونه در فرم ثبت‌نام آنلاین هزینه دریافت کنیم؟
اگر شرکت در دوره، کارگاه یا رویداد شما نیازمند پرداخت هزینه است، می‌توانید نوع سؤال «درگاه پرداخت» را به فرم اضافه کنید.
برای این منظور، در پرسشنامه‌ی خود یک سؤال «درگاه پرداخت» اضافه کنید و مبلغ مورد نظر را برای ثبت‌نام وارد کنید. این مبلغ می‌تواند ثابت باشد یا متناسب با انتخاب‌های پاسخ‌دهنده تغییر کند.
برای راهنمایی بیشتر، پیشنهاد می‌کنیم ویدیوی «چگونه به فرم‌های آنلاین خود درگاه پرداخت اضافه کنیم؟» را مشاهده کنید.
چگونه در فرم ثبت‌نام، امکان آپلود مدارک و فایل‌ها را فعال کنیم؟
اگر نیاز دارید ثبت‌نام‌کنندگان فایلی مانند معرفی‌نامه یا تصویرشناسایی را بارگذاری کند، می‌توانید سوال «آپلود فایل» را به فرم اضافه کنید و مشخص کنید چه نوع فایل‌هایی مجاز هستند (مثلاً فقط PDF یا عکس).
همچنین اگر می‌خواهید پاسخ‌دهنده فقط امکان ارسال تصویر زنده‌ی گرفته‌شده توسط دوربین را داشته باشد، ویژگی عکس‌برداری در نوع سوال آپلود فایل را فعال کنید.
چگونه رنگ‌بندی و ظاهر فرم ثبت نام را با برند خود هماهنگ کنیم؟
در فاز «طراحی» با رنگ‌بندی‌های متنوع، درج لوگو و عکس پس‌زمینه می‌توانید تا آخرین پیکسل فرم را مطابق هویت بصری سازمان خود طراحی کنید . همچنین در هر سوال، می‌توانید با فعال‌کردن عکس/ویدیو و استفاده از ویژگی «چیدمان»، تصویر دلخواه را بارگذاری و موقعیت نمایش آن را به‌صورت مجزا در موبایل و دسکتاپ تنظیم کنید.
چگونه فرم ثبت‌نام را فقط در زمان مشخصی فعال نگه داریم؟
اگر ثبت‌نام فقط در بازه‌ی زمانی خاصی باید فعال باشد، از فاز تنظیمات «زمان شروع و پایان خودکار» تنظیم کنید تا در زمانی که مشخص کرده‌اید پاسخدهی آغاز و پس از فرا رسیدن زمان پایان، فرم به صورت خودکار از دسترس خارج شود.
چگونه ظرفیت فرم ثبت‌نام آنلاین را تعیین و تعداد ثبت‌نام‌کنندگان را مدیریت کنیم؟
در صورتی که رویداد یا دوره‌ی شما ظرفیت محدود دارد، می‌توانید از فاز تنظیمات پیشرفته محدودیت تعداد پاسخ‌ها را انتخاب کنید، با فعال کردن محدودیت تعداد پاسخ‌های ثبت شده می‌توانید تعیین کنید تا فرم پس از رسیدن به ظرفیت مشخص شده از دسترس خارج شود. برای مثال، اگر فقط ۱۰۰ نفر مجاز به ثبت‌نام در یک کارگاه هستند، کافیست این عدد را در تعداد مطلوب وارد کنید تا پس از رسیدن به ظرفیت، فرم به‌صورت خودکار از دسترس خارج و پیام دلخواه شما نمایش داده شود.
چگونه پس از ثبت‌نام، پیامک یا ایمیل اطلاع‌رسانی برای ثبت‌نام‌کنندگان و مسئول ثبت‌نام ارسال کنیم؟
در فاز «تنظیمات» و با فعال‌سازی گزینه «اطلاع‌رسانی»، می‌توانید مشخص کنید که بلافاصله پس از ثبت فرم، پیامکی یا ایمیلی برای ثبت‌نام‌کنندگان ارسال شود. این پیام می‌تواند تأییدی برای ثبت‌نام موفق یا تشکر بابت مشارکت در رویداد باشد.
برای شخصی‌سازی بیشتر پیام، کافی است در متن پیامک یا ایمیل ابا تایپ @ از ویژگی پایپینگ استفاده کنید تا اطلاعات پاسخ‌دهنده مانند نام را به‌صورت خودکار در متن نمایش داده شود. برای مثال: ستایش عزیز، ثبت نام شما با موفقیت انجام شد.
این ویژگی باعث می‌شود تجربه‌ی ثبت‌نام حرفه‌ای‌تر و شخصی‌تر باشد.
همچنین می‌توانید متن پیام را متناسب با نوع رویداد یا نوع ثبت‌نام تنظیم کنید تا پیام نهایی کاملاً متناسب با موقعیت و هدف شما باشد.
علاوه بر ارسال پیام به ثبت‌نام‌کنندگان، می‌توانید تنظیم کنید که مدیر رویداد یا اعضای تیم ثبت‌نام نیز بلافاصله پس از ثبت هر پاسخ، از طریق پیامک، ایمیل یا پیام‌رسان مطلع شوند.
اگر چندین رویداد یا دوره‌ی مختلف برای ثبت‌نام دارید، با استفاده از فیلد «شرایط ارسال پاسخ» می‌توانید برای هر دوره یا رویداد، فیلتر اختصاصی تعریف کنید. به این ترتیب، فقط مسئول مربوط به همان رویداد از ثبت‌نام‌های مرتبط آگاه می‌شود. برای مثال، اگر در ابتدای فرم سوالی دارید با عنوان «تمایل به شرکت در کدام رویدادها را دارید؟:»، می‌توانید تنظیم کنید که مسئول اجرایی هر رویداد، فقط اطلاع‌رسانی‌های مربوط به کارگاه خودش را دریافت کند.
چگونه پرسشنامه را در وب‌سایت با دامنه خود نمایش دهیم؟
پس از فعال‌سازی پرسشنامه، از فاز «ارسال» می‌توانید فرم را به‌صورت مستقیم داخل سایت خود نمایش دهید. برای این کار در فاز «ارسال»، یکی از شکل‌های نمایش در صفحات وب را انتخاب و کد HTML ارائه‌شده را کپی کنید. این کد را می‌توانید در هر بخشی از سایت خود که نیاز دارید قرار دهید؛.
در فاز «ارسال» و در صورتی که زیردامنه اختصاصی برای حساب شما فعال باشد، می‌توانید بخش پایانی لینک فرم ثبت‌نام را ویرایش کنید.
برای مثال، اگر فرم شما مربوط به «ثبت‌نام کارگاه نقاشی» است، می‌توانید لینک نهایی را به‌صورت زیر تنظیم کنید: yourcompany.porsline.ir/paiting-workshop-
با انتخاب عبارتی مرتبط با عنوان فرم یا نوع رویداد، لینک شما حرفه‌ای‌تر و متناسب با محتوای فرم نمایش داده شود.
اگر سایت وردپرسی دارید، پیشنهاد می‌کنیم پلاگین Porsline را جست‌وجو، نصب و فعال‌سازی کنید و با قرار دادن شورت‌کد در صفحه‌ی موردنظر، پرسشنامه را در سایت خود نمایش دهید.
بعد از جمع آوری نتایج چگونه آنها را مدیریت کنیم؟
در فاز «گزارش» و از بخش «جدول نتایج»، می‌توانید همه‌ی پاسخ‌های فرم ثبت‌نام را مشاهده، بررسی و خروجی بگیرید. هر چند دیگر نیازی به گرفتن خروجی اکسل ندارید چرا که با پرس‌بیس می‌توانید تمام نیاز‌های خود برای مدیریت، یکپارچه سازی، ویرایش و هوشمند‌سازی داده‌ها را برطرف کنید.
– – –
با اتصال فرم ثبت‌نام به پرس‌بیس، اطلاعات ثبت‌نام به‌صورت خودکار به جدولی در پرس‌بیس منتقل می‌شود. شما می‌توانید این داده‌ها را بررسی و ویرایش کنید. همچنین، آنها را در لیست‌های تفکیک‌شده نمایش دهید و با دیگران به اشتراک بگذارید.
علاوه بر این، با استفاده از قابلیت اتوماسیون، می‌توانید فرآیند بررسی و تکمیل ثبت‌نام‌ها را مدیریت کرده و بخش زیادی از این کارها را به‌صورت خودکار انجام دهید. در ادامه، شیوه مدیریت فرم ثبت‌نام را آموزش خواهیم داد.
برای مدیریت لیست ثبت‌نام‌هایی که از طریق فرم‌های پرس‌لاین انجام شده‌اند، در فرم پرس‌لاین خود و از بخش گزارش، به قسمت جدول نتایج بروید و دکمه‌ی اتصال جدول به پرس‌بیس را بزنید. پس از آن، اطلاعات به‌صورت خودکار منتقل می‌شود و با زدن دکمه‌ی ورود به پرس‌بیس می‌توانید مستقیماً وارد جدول پرس‌بیس شوید.
برای دفعات بعد، کافی است وارد حساب کاربری خود در پرس‌بیس شوید و از لیست جداول، جدول مورد نظر را انتخاب کنید.
در نظر داشته باشید اگر دیتای شما در جای دیگری مانند اکسل هم جمع‌آوری شده، می‌توانید آن را وارد پرس بیس کنید. برای این‌کار در صفحه جداول من، دکمه جدول جدید را بزنید و ورود از اکسل را انتخاب نمایید.
چطور می‌توانیم داده‌های فرم ثبت‌نام را در پرس‌بیس ویرایش و در نماهای جداگانه تفکیک کنیم؟
جدولی که می‌بینید بر مبنای فرم ثبت‌نام در پرس‌لاین ایجاد شده است.
در قدم اول، می‌توانید داده‌ها را ویرایش کنید تا کار با جدول برایتان راحت‌تر شود. برای مثال، عنوان هر ستون را خلاصه‌تر کنید؛ زیرا متن هر سؤال در پرسشنامه به‌صورت پیش‌فرض عنوان ستون در نظر گرفته می‌شود.برای مثال، سوال «ایمیل خود را وارد کنید» را به «ایمیل شرکت‌کننده» تغییر می‌دهیم.
اگر فرم ثبت‌نام شما شامل رویدادها یا زمان‌های مختلفی است، می‌توانید برای هرکدام نمای جداگانه‌ای بسازید تا فقط داده‌های مربوط به همان بخش، نمایش داده شود.
برای این کار، از قسمت لیست نماها، نمای جدیدی بسازید، نام آن را مشخص و ذخیره کنید. سپس با گزینه‌ی مخفی کردن ستون، ستون‌های غیرضروری را پنهان کنید.
در لیست ستون‌ها، به این شکل می‌توانید ترتیب نمایش آنها را تغییر دهید.
چگونه فقط ثبت‌نام‌کنندگان یک رویداد خاص را در جدول پرس‌بیس مشاهده، فیلتر و مرتب کنیم؟
برای تفکیک اطلاعات در هر نما، به بخش فیلتر کردن بروید تا فقط افرادی را ببینید که مثلاً در کارگاه سفالگری ثبت‌نام کرده‌اند.
برای تعریف فیلتر، ابتدا ستون مورد نظر را انتخاب کنید، سپس شرط خود را مشخص کنید. اگر شرط را «معادل با» بگذارید و در جای خالی گزینه “کارگاه سفالگری” را انتخاب کنید، تنها ردیف‌هایی که مقدار آن ستون دقیقاً برابر با “کارگاه سفالگری” باشد، نمایش داده می‌شود.
همچنین می‌توانید چند شرط تعریف کنید و بین آنها رابطه‌ی «و» یا «یا» تعیین کنید. مثلاً شرط دوم می‌تواند دسته‌ی دوم ثبت‌نام کنندگان که در کارگاه عکاسی شرکت می‌کنند را نشان دهد.
در پایان، با ذخیره‌ی فیلتر، داده‌های انتخابی همیشه در همان نما باقی می‌مانند.
با استفاده از گزینه‌ی مرتب‌سازی نیز می‌توانید ترتیب نمایش ردیف‌ها را مشخص کنید؛ مثلاً نمایش داده‌ها بر اساس «تاریخ اتمام از آخر به اول».
آیا می‌توانیم فایل‌ها و مدارکی که کاربران در فرم پرس‌لاین آپلود کرده‌اند را مستقیم در پرس‌بیس ببینیم؟
اگر در فرم پرس‌لاین بخشی برای ارسال مدارک قرار داده‌اید، می‌توانید فایل‌های تصویری یا PDF ارسالی را بدون نیاز به دانلود مشاهده کنید و فایل‌های صوتی را گوش دهید. با کلیک روی آیکون هر فایل این فایل روی صفحه شما نمایش داده خواهد‌شد.
چطور دیتاهای ثبت‌نامی را بررسی و ارزیابی کنیم؟
علاوه بر ویرایش، می‌توانید ستون‌هایی برای ارزیابی و داده‌های تکمیلی اضافه کنید.
برای افزودن ستون، روی آیکون «+» یا منوی کنار عنوان ستون کلیک کنید و مشخص کنید که ستون جدید در سمت راست یا چپ ستون فعلی اضافه شود.
در این مثال، ستونی به نام وضعیت مدارک از نوع «چند انتخابی» اضافه و گزینه‌های «کامل» و «ناقص» را تعریف می‌نماییم.
سپس مدارک هر فرد را بررسی کرده و وضعیت آن را در ستون مربوطه مشخص می‌کنیم.
چطور کارهای تکراری مثل اطلاع‌رسانی یا گردش‌کار رو خودکار کنیم؟
با اتوماسیون می‌توانید بسیاری از فرآیندهای تکراری و وقت‌گیر را خودکار کنید؛ مانند اطلاع‌رسانی درباره نقص مدارک، تغییرات برنامه، یا دعوت به رویدادهای بعدی.
در این مثال، می‌خواهیم به‌صورت خودکار برای افرادی که مدارک ناقص دارند، ایمیلی ارسال شود.
هر اتوماسیون از دو بخش اصلی تشکیل می‌شود: شرط فعال‌ساز و اقدام متناظر با آن. در این مثال، شرط فعال‌ساز تغییر ستون وضعیت مدارک به «ناقص» است و اقدام متناظر، ارسال ایمیل به پاسخ دهنده. ایمیل پاسخ دهنده در هر ردیف در ستون «ایمیل شرکت کننده» وجود دارد.
برای ساخت اتوماسیون، از نوار ابزار بالای صفحه وارد بخش اتوماسیون شوید و یک مورد جدید بسازید. ابتدا با زدن آیکون «…» نام اتوماسیون را ویرایش کنید. سپس برگه‌ی مورد نظر برای ایجاد اتوماسیون را تعیین نمایید. در بخش «اگر»، نوع شرط را مشخص کنید، در فرم بازشده ستون وضعیت مدارک را انتخاب و شرط را این‌گونه تعریف کنید:
«اگر مقدار ستون از خالی به ناقص تغییر کند».
در بخش «آنگاه»، اقدام مورد نظر را انتخاب کنید. چون می‌خواهیم ایمیل برای همان فرد ارسال شود، گزینه‌ی ارسال ایمیل از طریق ستون ایمیل را برمی‌گزینیم.
در فرم بازشده، ستون ایمیل را مشخص کنید، عنوان و متن ایمیل را بنویسید و آن را ذخیره کنید.
در نهایت، اتوماسیون را فعال کنید تا هرگاه اپراتور وضعیت مدارک را به «ناقص» تغییر دهد، ایمیل به‌صورت خودکار برای پاسخ‌دهنده ارسال شود.
چطور می‌توانم جدول‌هایم را در پرس‌بیس با دیگران به اشتراک بگذاریم؟
برای اشتراک‌گذاری جدول با دیگران، از نوار ابزار بالای صفحه وارد بخش اشتراک‌گذاری شوید، ایمیل فرد مورد نظر را وارد کنید و تعیین کنید که دسترسی او «بیننده» باشد یا «ویرایشگر».
ویرایشگر می‌تواند اطلاعات را تغییر دهد، اما بیننده فقط آنها را مشاهده می‌کند. شما می‌توانید پیامی نیز همراه با لینک جدول ارسال کنید.
توجه داشته باشید که ایمیل واردشده باید مربوط به حساب فعال در پرس‌بیس باشد؛ جدول به‌صورت خودکار به فهرست جداول آن حساب افزوده خواهد شد.
چطور بین دو جدول در پرس‌بیس ارتباط بسازیم تا داده‌ها همیشه هماهنگ باشند؟
در پرس‌بیس می‌توانید از داده‌های یک جدول در جدول دیگر استفاده کنید.
برای مثال، اگر می‌خواهید جدولی جداگانه برای مربی «کارگاه سفالگری» بسازید تا لیست افراد حاضر در این کلاس را ببیند، کافی است ستونی از نوع اتصال به جدول ایجاد کنید و جدول و ستون مرجع را انتخاب نمایید.
از این پس، داده‌های ستون متصل‌شده به صورت هم‌زمان به‌روزرسانی خواهند شد و می‌توانید با کلیک روی هر سلول، به اطلاعات مربوط به آن در جدول مبدا دسترسی پیدا کنید.
با پرس‌لاین و پرس‌بیس، شما می‌توانید یک سیستم خودکار و حرفه‌ای برای مدیریت ثبت‌نام‌ها بسازید پرس‌لاین کار جمع‌آوری داده‌ها را برایتان ساده و دقیق کرده، و پرس‌بیس هم مدیریت، بررسی و خودکارسازی آنها را سریع، منظم و مقرون‌به‌صرفه انجام می‌دهد.
اگر سوالی دارید یا نیاز به راهنمایی بیشتری دارید از طریق ایمیل آدرس support@porsline.ir با ما در ارتباط باشید.